Existem 3 grandes vantagens ao projetar uma tabela de despesas adequada para a sua empresa. Esta tabela permite-lhe:
– controlar o flow dos seus investimentos:
– definir prioridades nos gastos da empresa;
– fazer as adaptações necessárias no controle das despesas ao longo do tempo;
A tabela de despesas é uma ferramenta essencial para cada negócio, independentemente da sua tipologia, estágio ou dimensão. Esta tabela deve existir ainda antes do lançamento de uma empresa e deve ser atualizada e analisada constantemente durante a operação normal de qualquer empresa.
Abaixo, evidenciamos os pontos principais a seguir ao montar uma tabela de despesas.
Dividia a tabela por 12 e em 4 grandes grupos de despesas
Ao desenhar uma tabela de despesas, o primeiro passo é dividi-la pelos 12 meses do ano. Pois é extremamente importante estar atento às despesas mensais paraas ir otimizando. Entender quando se gasta mais e o porquê é essencial para a saúde financeira e rentabilidade de uma empresa.
Ao montar a sua tabela de despesas, sugerimos delinear 4 grupos: despesas gerais, gastos com pessoal, despesas de capital e impostos.
Naturalmente, estes grupos podem variar consoante a tipologia de negócio. Por exemplo, as despesas gerais podem-se dividir numa série de subcategorias que surgem com frequência nas despesas mensais de uma empresa.
Abaixo, damos-lhe um exemplo de uma tabela de despesas e de seguida explicamos os 4 grandes grupos desta tabela.
1# Despesas Gerais
As despesas gerais envolvem todo o tipo de despesas que uma empresa tem de fazer para poder operar no seu dia a dia. A eletricidade, a renda do imóvel, o custo dos materiais, dos transportes, os seguros, a limpeza e higiene das instalações, os computadores, softwares e serviços de informática, etc e etc.
Esta parte da tabela de despesas é a mais personalizável à tipologia do negócio. O gestor deve estar a par de todas as despesas necessárias para que a empresa opere, listando-as nesta parte da tabela.
Isto ajudá-lo-á a perceber qual o impacto destas despesas rotineiras na saúde financeira da empresa. Ao fazê-lo conseguirá fazer os ajustes necessários para tornar a empresa mais rentável. Ao analisar estas despesas gerais, o gestor deve colocar sempre as questões:
- o que é realmente necessário e imprescindível?
- tenho margem para cortar ou aumentar as despesas gerais?
- qual é o tipo de despesa que devo aumentar para produzir mais ou melhor?
2# Gastos com pessoal
Os gastos com pessoal estão entre as despesas mensais com as quais qualquer empresa pode contar.
É nesta parte da tabela que entram os valores dos salários de cada colaborador, os valores do subsídio de alimentação, os bónus e outros gastos, como por exemplo, as formações.
Nesta parte da tabela de despesas é importante que divida os gastos por departamento da empresa. Por exemplo, direção, marketing, logística. Desta forma, consegue ter em atenção se os gastos com o pessoal estão de acordo com aquilo que seria expectável e qual a margem que tem para aumentar a equipa em cada departamento de acordo com os seus objetivos.
3# Despesas de Capital
Segundo o glossário do Conselho das Finanças Públicas, “a despesa de capital compreende as transferências de capital, sob a forma de subsídios ao investimento e outras transferências de capital, bem como as despesas de investimento […] Em contabilidade pública o conceito de despesa de capital inclui ainda as aquisições de ativos e passivos financeiros.”
Sendo assim e de forma geral, as despesas de capital de uma empresa podem ser dividas entre “juros” e “serviço de divida”.
4# Impostos
Por fim, na tabela de despesas de uma empresa enquadramos os impostos. De forma geral, todas as empresas estão sujeitas aos seguintes impostos:
- TSU (Taxa Social Única);
- IVA;
Dependendo da atividade da empresa, do local onde se desenrola essa atividade, entre outras variantes, existirão sempre outros impostos, que também devem ser considerados aqui.
Procura uma tabela de despesas adequada ao seu negócio?
Os estudos de viabilidade económico-financeira estão entre os principais serviços prestados pela Lisboa Investments. Se precisa de ajuda para desenhar uma tabela de despesas para a sua empresa e analisá-la ao detalhe, entre em contacto connosco.
